Varför gör vi jobbet två gånger?

Besiktningen är klar. Ändå återstår timmar framför datorn. Uppgifter ska skrivas in igen, bilder sorteras, utlåtanden skickas och fakturor sammanställas. För mig blev en fredag i augusti 2019 början på ett annat arbetssätt.

Fredagen då jag missade middagen

Klockan var halv fem på eftermiddagen. Det var fredag och familjen skulle på middag. Jag hade lovat två beställare att deras utlåtanden skulle komma före klockan sex. Varje utlåtande skulle ta minst två timmar att färdigställa. Jag hade lovat mer än jag kunde hålla, och först den kvällen förstod jag varför det hände om och om igen.

Familjen gick på middagen utan mig. Jag blev kvar framför datorn. Den kvällen bestämde jag mig. Jag ville inte fortsätta ha ett yrkesliv där besiktningarna fyllde dagarna och administrationen tog resten.

Först behövde jag förstå vart tiden tog vägen

Jag började med ett anteckningsblock. Varje timme skrev jag ner vad jag hade gjort och ungefär hur många minuter det hade tagit. Telefonsamtal. Bilresor. Mejlsvar. Kallelser. Fakturering. Utlåtanden. Först då såg jag hur arbetsdagen faktiskt användes.

Själva besiktningen på plats hos kunden tog i genomsnitt en timme, medan uppdragsavtal, kallelse, utlåtande och fakturering tillsammans tog i genomsnitt fyra timmar. Min kapacitet begränsades alltså inte av hur många besiktningar jag hann utföra, utan av hur många färdiga utlåtanden jag hann leverera.

De första momenten jag tog tag i var felbilagan, utlåtandet och kopplingen mellan fel och bilder. Jag började utveckla ett enkelt digitalt stöd. Grundtanken var att det jag dokumenterade på plats skulle följa med till den färdiga leveransen.

När informationen ska vidare

Med mitt tidigare arbetssätt fyllde jag i uppgifterna i en dokumentmall och sparade dokumentet. Sedan konverterade jag det till pdf, öppnade mejlprogrammet, skrev in mottagarna, kontrollerade adresserna, bifogade filen och skickade. Samma uppgifter återkom i flera dokument.

Kalendern låg på ett ställe, handlingarna på ett annat och faktureringen i ett separat program. Jag höll ihop processen genom att flytta information mellan verktygen. För mig låg nästa steg i att få momenten att hänga ihop. Kunde uppgifterna följa med från beställningen till utlåtandet och fakturan?

Under åren har jag träffat och utbildat över 500 personer runt om i landet, de flesta besiktningsmän. I samtalen återkommer det tidskrävande arbetet med dokument och administration. Vid en genomgång med en kollega tittade vi på ett moment som tog honom omkring en timme: att färdigställa och mejla utlåtandet. Jag visade hur exakt samma moment kunde göras på cirka fem minuter. Sajad, vet du hur mycket tid du har sparat mig? Och det här var bara ett av flera moment.

Samma uppgift, om och om igen

Så här många gånger kan samma uppgift behöva matas in manuellt i anbud, avtal, kallelse, kalender, utlåtande, felbilaga och faktura, i stället för att registreras en gång och följa med genom uppdraget.

Dokumentationen börjar där iakttagelsen görs

Alla använder inte bilder. Vid besiktning av nyproduktion är det vanligt att notera fel per rum eller lägenhet. Arbetssätten är många. Oavsett hur vi dokumenterar behöver det vara tydligt var varje fel finns och vad vi har iakttagit. Kopplar vi ihop plats och notering direkt behöver vi inte återskapa sambandet på kvällen.

I dag använder jag digitala checklistor anpassade till det område och uppdrag som ska kontrolleras. När jag upptäcker ett fel eller en brist dokumenterar jag det direkt. Bilden kopplas till rätt notering tillsammans med plats, beskrivning, relevant regelhänvisning och ansvarig entreprenör där det är aktuellt. Underlaget till utlåtandet växer därmed fram under besiktningen.

Jag får ett förslag att granska

AI använder jag som stöd för att förbereda och kontrollera underlaget. Det kan exempelvis handla om att sammanställa redovisade handlingar eller föreslå uppgifter utifrån entreprenadkontrakt och andra projektdokument.

I stället för att fylla i varje del från början får jag ett förslag att gå igenom. Källhänvisningar gör att jag kan se vilket dokument och avsnitt uppgiften bygger på. Jag kan bekräfta, ändra eller undersöka vidare. På samma sätt kan jag få hjälp att hitta stöd i en monteringsanvisning eller ett regelverk och kontrollera den aktuella sidan och punkten.

Bedömningen behöver jag fortfarande stå för. Nyttan ligger i att underlaget finns framför mig när jag ska göra den. När dokumentationen är färdig går jag igenom uppgifterna och förhandsgranskar hela utlåtandet. Därefter väljer jag mottagare och tid för utskick.

För entreprenören börjar nästa arbete

Vid en slutbesiktning av en stambytesentreprenad med 24 våtrum noterade vi omkring 210 fel. Det var måndag. Entreprenören frågade om de skulle kunna få utlåtandet före helgen så att de snabbt kunde börja avhjälpa felen.

Du har det redan i mejlen, svarade jag.

De hade fått hela utlåtandet, inklusive felbilagan, direkt efter besiktningen. Med bilder kopplade till anmärkningarna kunde de se både vad som hade noterats och var. Det är här snabbheten får betydelse även för andra än besiktningsmannen. Beställaren får ett underlag att följa upp. Entreprenören kan planera åtgärderna.

Uppföljningen kan också hållas samlad. I en del system kan entreprenören kommentera anmärkningar, ladda upp bilder och intyga med BankID att en åtgärd är utförd. Det intygandet är skilt från besiktningsmannens kontroll.

Tiden går att använda på olika sätt

För jämförbara uppdrag uppskattar jag att administrationen tidigare tog tre till sex timmar. I dag räknar jag generöst med omkring 25 minuter för uppdragsbekräftelse, kallelse, färdigställande och utskick av utlåtande samt fakturahantering. Det är min uppskattning från den egna verksamheten.

För mig har förändringen gjort det möjligt att hinna med lika många uppdrag och vara klar mellan klockan två och halv tre eller att välja att ta fler uppdrag. Valmöjligheten är för mig en viktig del av vinsten.

Följ ett uppdrag hela vägen

Mitt råd är att börja där jag själv började: ta reda på var tiden går. Följ ett uppdrag från första samtalet till sista fakturan. Anteckna när du skriver in samma uppgift igen, letar efter en bild eller flyttar information mellan program. Håll tiden för undersökning och fackmässig granskning åtskild från tiden för att kopiera, sortera och skicka.

Välj sedan ett återkommande moment och undersök hur det kan förenklas. Följ upp både tidsåtgången och hur användbart resultatet blir för mottagaren. Frågan gäller också den som beställer besiktningar eller tar emot utlåtanden. Vilken information behöver nästa person för att kunna agera? När behöver den vara tillgänglig?

Mindre efterarbete börjar på plats: sex tips

1. 1Låt kunden fylla i uppgifterna. Skapa ett beställningsformulär för kontaktpersoner, objekt, uppdragstyp och fakturauppgifter. Koppla svaren till dokumentmallen så att samma uppgifter inte behöver skrivas in igen.
2. 2Dokumentera medan du ser felet. Skriv iakttagelse och plats direkt i datorn eller surfplattan. Koppla en översiktsbild som visar placeringen och en detaljbild som visar iakttagelsen till noteringen.
3. 3Prova att tala in noteringen. Testa diktering som omvandlar ditt tal till text. Säg plats, iakttagelse och mått tydligt. Läs direkt igenom resultatet, särskilt facktermer, siffror och negationer.
4. 4Boka tid för att bli klar på plats. Avsätt tid för genomgång innan du lämnar objektet. Då kan du fortfarande öppna luckan, kontrollera måttet eller komplettera bilden.
5. 5Mät hela leveransen. Ta tid på dokumentation på plats och efterarbete för tre jämförbara uppdrag. Prova ett nytt arbetssätt och jämför totalen. Följ också upp om mottagaren behöver färre förtydliganden.
6. 6Låt systemen visa vad de klarar. Det finns programvaror och besiktningssystem för olika delar av flödet. Be om en demonstration av ett helt uppdrag: beställning, utlåtande, utskick, uppföljning och fakturaunderlag. Var måste du fortfarande göra något manuellt?

Det behöver inte vara så i dag

Den där fredagen i augusti 2019 blev familjen tvungen att gå utan mig. Jag hade besiktat färdigt, men arbetet var långt ifrån klart. Så behöver det inte vara i dag.

Sajad Mirkhalafi är certifierad entreprenadbesiktningsman, kontrollansvarig enligt PBL och överlåtelsebesiktningsman. Han driver företagen Badrumsbesiktningar och Nspector, det senare utvecklar ett digitalt verktyg för besiktningsbranschen.